每日企業收到信息，不少都會輸入系統處理或者保存，例如傳真、單據、訂單、生產單、報價，以人手分類和輸入，才能供系統化處理交易，以至作為紀錄。
文件數碼化之後，才能產生更大價值，例如產生準確報表，或日後快速翻查。問題是，每家企業有本身文件格式，交換方法各異。以往，不少文件先經人手輸入和校正，再進入不同系統。
愈來愈多企業認識到，系統管理業務可帶來不少優點。業務數碼化，可建立自動化流程，提高營運效率，也可避免出錯。類似SAP、Oracle、Microsoft Dynamics等解決方案，在加速業務成長，優化營運，分析業務協助決策，效果愈來愈明顯。但輸入資料和數碼化資料，工作亦愈見繁重。
不少企業也加入「企業內容管理」（Enterprise Content Management，ECM）系統；以儲存、分類、並加快資料檢索。內容管理有助改善知識管理，員工更快搜尋內容和回應要求，亦可應付愈來愈高的法規遵從要求。
數碼化關鍵技術
毋論是企業系統，抑或是ECM要運作暢順，前題是須有精確和快速的數據輸入，系統的結論才具意義。所有的業務系統，又均以「關聯資料庫」（Relational Database Management System，縮寫為RDBMS）儲存資料，也就是「結構式數據」（Structured Data）；數據有固定格式，精確定義。資料皆有固定欄位、格式、甚至是順序和佔用儲存大小，輸入必須準確無誤。
ECM儲存大量非結構資料；例如客戶申請表、建議書、個人資料、產品內容等。雖然ECM以處理非結構式數據為主，文件歸檔、分類和搜尋，卻靠建立元數據（MetaData），以描述文件性質和屬性，供分類和檢索之用。精確的元數據 有助建立管理文件的內容，供未來採用。
OpenText是全球最大內容管理軟件公司，助企業管理大量內容。而擷取和數碼化不同內容，又正是數碼化企業不可或缺的工具。
OpenText亞洲區銷售總監曾家寶說，企業從不同渠道，接收不少非結構式的數據；例如傳真、影印、書信、單據、以往靠人手閱讀和分類，再轉化為結構式數據。以往，企業間和客戶的信息交換，仍大量靠人手輸入；除了沒有效率，也有出錯的機會。故此，不少機構轉用了OpenText Capture Center（OCC）；訓練系統辨認不同的文件格式，甚至學習識別全新的文件，自動數碼化資料，發揮系統最大效益。
OCC自動內容識別方案，可自動閱讀各類文件，擷取內容作分類；例如從非結構性文件抽取和建立MetaData，或從單據內擷取關鍵資料；分類後上載至資料庫。
曾家寶說，採用OCC方案用戶，主要分兩大範疇；其一乃針對特定企業應用，例如可處理申請、訂單、發票等。OCC配合後台應用，自動填寫資料到資料庫欄位；直接支援SAP及Oracle方案，收到文件後加快處理，減少人手錯誤。
OCC亦可助個人用戶歸檔文件，銷售人員可能處理大量的非結構式資料的文件，包括了報價單、建議、產品說明等；分類和歸檔花上不少時間。OCC可自動掃描文件，自行分類後上載，自動開立資料夾歸檔至文件管理系統，並抽出重要內容，產生描述文件內容的元數據（MetaData），供檢索和翻查之用。
具自我學習能力
OCC可自動分辨和學習內容，再自動歸類，以不同流程處理。「OCC具備自我學習能力，系統不斷處理同一格式文件，準確度愈來愈高，甚至毋須人手協助，亦能資確擷取資料歸檔。」曾家寶說：「OCC從文件格式，已可猜中文件的類別，找尋可能出現相關內容；有點像人工智能；即使發現格式不能分類，又會自行學習，建立新格式。」
OCC擷取內容的經驗豐富，已經可以辨認全球四千多種常用商業發票（Commercial Invoice），可預先輸入資料庫，可辨認絕大部分的發票內容。
「一般設置系統，只要先教OCC閱讀常用文件，系統就可自行操作。前期的教導工作，也毋須專業的程式人員。」OCC優點是通過不斷學習，累積經驗後，工多藝熟，分辨能力就愈來愈高。雖然說，OCC有時還須人手教導，或糾正錯誤，但下一次就會自行分辨。系統一旦發現內容異常，亦會發出警告，避免錯誤輸入。
曾家寶說：OCC與SAP企業應用有緊密整合，擷取數據可即時自動輸入系統；其他系統也有相應的連接器。此外，OCC擁有本身OCR文字識別技術，分辨多國語文和格式，擷取內容的準確程度，可說無出其右。