服務供應商因數據外泄，遺失客戶資料時有所聞。為保障用戶私隱權益，歐盟早年已宣布，將於今年5月25日，正式於全球實施最新修訂的「一般資料保護規例」（General Data Protection Regulation，GDPR），以加強保護個人資料及應對近年雲端、物聯網，及大數據等資訊科技發展所衍生的私隱問題。
別以為非歐盟國家便可獨善其身，因GDPR適用於全球範圍，位於歐盟境外的企業，若擁有屬於歐盟公民的客戶，都必須遵循法例，否則將面臨鉅額罰款。GDPR實行在即，企業應該完成或最少已開始進行部署，例如更新內部資料私隱守則及網絡保安措施，以確保客戶及自身的資料受到GDPR保障。
4招穩步迎GDPR
為迎接GDPR，Veeam Software給予企業4大建議：
一、全面了解企業所保存的數據和使用流程
GDPR適用於持有歐盟公民數據，或個人身份信息（Personally Identifiable Information，PII）的企業。企業千萬不要對GDPR置身事外，以為這只是IT或一般的合規問題。事實上，GDPR與企業的營運及業務息息相關，只要有來自歐盟的客戶、合作夥伴或員工，都已受到GDPR管制。因此，企業應全面了解自己擁有的所有數據，整合並製作出一個數據概覽，有助查看數據的存取權及使用方式。
業務中的各個團隊和部門，可能以不同的方式使用相同的數據，以達到不同的目的。無論是一個營銷部門存入潛在客戶的資料，並與銷售團隊共享，或是人力資源部門需要處理員工的資料，企業必須統一處理個人數據的程序及工作流程，並確保員工只在必要時才使用相關資料。同時，企業亦應該保證所有的利益相關者，清楚理解新規例的要求，以及對他們的工作流程有何影響。
二、加強數據保護及制定數據外泄計畫
除更妥善管理數據並實施標準化流程，企業應該採取適當的保安措施以保護數據。建議企業透過檢視數據的儲存方式及程序，尋找出箇中的安全弱點再增加支援，以降低觸犯規例的風險。
GDPR要求持續的監控和風險評估，一旦發生數據外泄事故，更必須於發現後72小時內通報事件。因此，企業必須及早計畫，以便迅速檢測、報告和處理數據外泄。透過採取全面的數據保護方案，科技為企業提供安全技術、標準化的工作流程、內部培訓、存取控制，及備份解決方案等。有了持續的數據監控，企業能夠全面檢視所有存取數據的動態，並可對數據外泄作出更快速的回應。若數據被惡意軟件攻擊，復原軟件也能有助保持數據可用。
三、進行數據審計及記錄
由2018年5月25日起，企業須證明數據處理背後的法律依據，違規卻無法證明其數據活動的公司，將受到GDPR執法機構的處分。因此，企業必須進行數據審計，清楚了解自己擁有哪些個人數據、其儲存位置、來源、持有的原因及方式。此外，GDPR將在數據方面帶來更大的公民權利，大眾能夠查閱及要求企業刪除其資料。為保障這項權利，企業必須持續記錄及審核收集的數據，並標記每個數據點的位置，以便在必要時查閱。
四、持續改善
持續的監測和審核數據保護流程，有助企業進行審查和改進。隨著數碼應用不斷發展和擴大，企業對保護數據隱私的責任亦隨之而增加，他們必須確保數據的可用性、質量及安全性，不斷地改進以保持合規性。
GDPR將為數碼世界帶來新氣象，而數據正在迅速成為這個時代最珍貴的資產。企業應將之視為一個機會，重新檢視整個數據保護及儲存方式，與時並進。