OpenText數碼化文件管理 RightFAX深度支援傳真流程

不少企業流程都是支援信息處理。如果說現代企業以信息企業為主，相信不為過。類似金融業，每日處理大量信息，從客戶查詢、合約、申請表格、企業和政府處理數以萬計表格和文件，如果每一份表格都要人手發出和核對，花費不少人力物力。

企業有不少資料屬於結構性資料，也有不少屬於非結構性，甚至有些是互相交換結構性資料，類似EDI應用。

OpenText 亞太區副總裁楊偉亮說，過去數年OpenText多次收購，其中包括去年收購了Dell EMC的企業內容部門（Enterprise Content Division）。OpenText亞太區銷售總監曾家寶說，企業接收不少為非結構數據；例如傳真、影印文件、甚至從留言或者SMS信息。

傳真具法律效力

不少人以為，傳真已屬過時產物。事實上，傳真仍有不少需求，甚至仍是認可法律文件，可作呈堂之用。不少金融、保險、醫療行業，仍以傳真作主要傳訊，使用率甚至仍然有增長。

「例如申請保險；不少文件仍要求以傳真遞交；包括醫療或身份證明文件，因為傳真是唯一被接納具法律效力的文件。」電郵傳送雖比較簡便，但數碼化傳送過程之中，仍有入侵和竄改危險，傳真則相對較安全。

曾家寶說，OpenText的RightFAX為業內功能最全面的傳真解決方案。RightFAX傳真服務器（FAX Server）自動化處理傳真收發，亦為業內中央化部署，規模最大，可遵守文件處理的法規要求，有效減低風險。

雖然傳真仍然普遍，但企業已經很少使用傳真機，幾乎全由傳真解決方案代替。「傳真內容可能涉及敏感資料，不少傳真轉成電郵，直接可發至電子郵箱。傳真服務器（FAX Server）直接發出傳真，甚至整合企業系統，發出後自行存檔，無紙化操作，有效減低資料外洩風險。

深入整合MFP設備

RightFAX也跟多功能打印機（Multifunction Printer，MFP）深入整合，通過定製化連接軟件（Connector），連結至MFP電話簿，真接發出傳真，事後抄發至發傳真者的郵箱，自動作為存檔。

RightFAX也與企業應用有深度整合，自動會擷取必須資料。「例如以SAP系統收發傳真，不用同時開啟多個介面，用戶不用離開SAP介面，RightFAX可在背景取得資料，甚至整合EDI流程，直接發傳真。

「一般企業應用的傳真方式，可分桌面傳真（Desktop Faxing）和作業傳真（Production Faxing）。「桌面傳真」由桌面電腦或者MFP，經人手發出。最明顯例子是客戶服務中心內，整合CRM回應客戶要求，傳真發出表格或資料。

「作業傳真」則連結企業應用系統；例如ERP和CRM、EDI等，自動發出自動化傳真。「例如銀行完成某些交易後，自動向客戶發出傳真，確定完成交易。」

RightFAX和不同企業應用產品，開發出API，整合全自動化流程，快速在企業流程將加入傳真功能。

曾家寶說，RightFAX的三大優勢，包括系統擴充容量極大，為不少跨國企業採用；其次保安和法規遵從嚴格，符合各行業要求；第三是整合能力極高。以上三個優勢，令RightFAX一直保持業內領導優勢。

混合雲降低營運成本

不少傳真服務器，也整合至企業IP通訊網絡，以通過內聯網，發出國際傳真。不過，全球化企業確保傳真可送抵目的地，須各地建立IT基建，甚至租用當地線路，規畫容量，費時失事。

曾家寶說：「愈來愈多企業，索性外判電訊商的服務，改用專業雲服務。隨著客戶　成本效益，機構流行以外判方式，非核心IT基建，亦由外部服務供應商負責。

OpenText具備混合雲的能力，以RightFAX Connect直接取代全球傳真服務，RightFAX Connect可端對端加密，確保內容全程受保護；甚至可將傳真服務器，置於RightFAX Connect雲服務，完全採用雲端模式運作。

曾家寶說：「OpenText擁有全球最大通訊網絡Cloud Fax Service，各地均設數據中心，向電訊商獨立採購線路，交付最可靠傳真服務。」

以混合雲模式外判傳真服務較到歡迎，原因通訊服務容易外判，效益立竿見影。曾家寶預計，以混合雲方式建立傳真的基建，將成為大勢所趨。